MODIFICATIONS adoptées à l’AGA FMQ du 16 avril 2023
I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 DÉNOMINATION SOCIALE
La corporation est désignée sous la dénomination sociale de « Fédération motocycliste du Québec ». Dans les règlements qui suivent, l’acronyme « FMQ » désigne la Fédération motocycliste du Québec. La traduction anglaise de FMQ est « Québec Motorcyclist Federation ».
Article 2 TERRITOIRE ET SIÈGE SOCIAL
La FMQ exerce ses activités sur l’ensemble du territoire de la province de Québec ou à tout autre endroit désigné par le conseil d’administration. Le siège social de la FMQ est situé dans la province de Québec à l’adresse déterminée par le conseil d’administration ou à toute autre adresse désignée conformément à la Loi. À des fins de coordination des activités de la FMQ, le territoire de la province de Québec est subdivisé en régions.
Article 3 SCEAU
Le sceau de la FMQ, dont la forme est déterminée par le conseil d’administration, ne peut être employé qu’avec le consentement du président ou du secrétaire. Il est authentifié par la signature du président ou du secrétaire.
Article 4 BUTS Les buts et priorités de la FMQ sont :
a) Améliorer le bilan de la sécurité routière des motocyclistes par des campagnes de sensibilisation et la prestation de services de formation de perfectionnement.
b) Promouvoir le moto tourisme auprès de divers intervenants et partenaires.
c) Supporter les associations affiliées par une offre de services regroupés, notamment par des produits d’assurances générales pour OBNL et des plateformes technologiques de gestion d’événements et de sites web.
d) Représenter les intérêts des motocyclistes auprès des instances gouvernementales.
e) Négocier des ententes avec divers fournisseurs telles que pièces et équipements, hôtels, restaurants, assurances motos, etc. en vue d’offrir divers rabais aux motocyclistes.
f) Faciliter la coordination d’événements et d’activités par les conseils régionaux.
II - MEMBRES
Article 5 LES ASSOCIATIONS FÉDÉRÉES
La FMQ est composée d’associations de motocyclistes fédérées (Membres). Est considérée comme association fédérée membre toute association de motocyclistes locale, régionale ou provinciale qui satisfait aux conditions de l’article 6. Les individus qui adhèrent aux associations fédérées sont des Adhérents.
Article 6 CONDITIONS D’ADHÉSION
Toute association de motocyclistes peut être Membre à condition de remplir et maintenir les conditions suivantes. Elle doit:
a) Être constituée en corporation régie par la partie III de la Loi sur les compagnies ou la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif (« Loi BNL »);
b) Effectuer toutes les mises à jour au Registraire des entreprises du Québec et produire les déclarations fiscales requises;
c) Être domiciliée au Canada;
d) Inscrire aux registres de la FMQ tous ses membres;
e) Acquitter dans les 30 jours de son adhésion à la FMQ le montant de la cotisation annuelle exigée;
f) Organiser principalement des activités sociales et des randonnées en motocyclette pour ses membres motocyclistes;
g) Adopter des règlements généraux qui sont compatibles aux règlements généraux de la FMQ;
h) Fournir toute information pertinente exigée par la FMQ;
i) Satisfaire à toute autre condition que peut décréter la FMQ par voie de règlement.
Article 7 ACCÈS AUX PRODUITS ET SERVICES
Le Membre et tout Adhérent inscrit au registre de la FMQ bénéficient des produits et services, avec les adaptations nécessaires, selon la tarification en vigueur de chacun des produits et services.
Article 8 DROIT D’ADHÉSION ET COTISATION ANNUELLE
Article 8.1 Le conseil d’administration fixe les droits d’adhésion et le coût des produits et services de même que le moment, le lieu et la manière d’en effectuer le paiement.
Article 8.2 L’année d’adhésion à la FMQ correspond à l’année financière et commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. Dans le cas d’un Membre qui adhère en cours d’année, la période d’adhésion débute à la date du paiement de sa cotisation annuelle à la FMQ et se termine le 31 décembre, sans qu’il y ait réduction de la cotisation annuelle.
Article 9 CARTE D’ADHÉSION
La FMQ pourra émettre des cartes d’adhésion aux individus (Adhérents) qui figurent au registre de la FMQ, en lieu et place des Membres. La carte d’adhésion FMQ demeure la propriété de la FMQ et doit lui être retournée en cas de retrait, de suspension, d’expulsion ou de démission.
Article 10 RETRAIT D’UN MEMBRE
Tout Membre peut se retirer comme tel en tout temps en signifiant son retrait ou sa démission, par écrit, au secrétaire de la FMQ au moins 30 jours avant la prise d’effet de son retrait ou de sa démission. Toutefois ce retrait ou cette démission ne peut prendre effet qu’à partir du 1er janvier suivant la date de réception d’un tel avis. Aucune demande de remboursement du droit d’adhésion et de la cotisation annuelle ne peut être acceptée.
Article 11 RADIATION, SUSPENSION, EXPULSION
Le conseil d’administration peut, par résolution, radier tout Membre qui omet de verser la cotisation à laquelle il est tenu. Il peut aussi, par résolution, suspendre ou expulser pour une période qu’il détermine ou encore radier définitivement tout Membre qui refuse ou omet de se conformer aux dispositions des présents règlements, qui agit contrairement aux intérêts de la FMQ ou dont la conduite est jugée préjudiciable à la FMQ.
Le conseil d’administration est autorisé à adopter et à suivre en cette matière la procédure qu’il pourra éventuellement déterminer, pour autant que le membre visé soit informé de la nature exacte de l’acte ou de l’omission qu’on lui reproche, qu’il ait l’occasion de se faire entendre à ce sujet et que la décision le concernant soit prise avec impartialité. La décision du conseil d’administration prise à cette fin sera finale et sans appel.
III - ASSEMBLÉES DES MEMBRES
Article 12 ASSEMBLÉE ANNUELLE
Article 12.1 L’assemblée annuelle des Membres a lieu à la date que le conseil d’administration fixe chaque année. Cette date devra être située autant que possible dans les cent vingt (120) jours qui suivent la fin de l’exercice financier de l’organisation.
Article 12.2 Toute assemblée annuelle peut aussi constituer une assemblée spéciale pour prendre connaissance et disposer de toute affaire dont peut être saisie une assemblée spéciale des membres.
Article 12.3 Toute assemblée peut être tenue à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment en présentiel à tout endroit fixé par le conseil d’administration, par visioconférence, par conférence téléphonique ou via toute autre plateforme électronique. Les participants sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.
Article 13 ASSEMBLÉES SPÉCIALES OU EXTRAORDINAIRES
Article 13.1 Les assemblées spéciales ou extraordinaires des Membres sont tenues à l’endroit fixé par le conseil d’administration ou par la ou les personnes qui convoquent ces assemblées. Il appartient au président ou au conseil d’administration de convoquer ces assemblées lorsqu’elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l’organisation.
Article 13.2 Le conseil est tenu de convoquer pareille assemblée spéciale des Membres dans les dix (10) jours de la réception de la demande écrite à cette fin spécifiant le but et les objectifs d’une telle assemblée, et signée par au moins le dixième des Membres et provenant d’un minimum de trois (3) régions. À défaut par le conseil d’administration de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de ladite demande écrite (art. 99, L.C.Q.).
Article 14 AVIS DE CONVOCATION
Article 14.1 L’avis de convocation à toute assemblée annuelle des Membres est adressé à tous les Membres qui ont droit d'y assister. Le délai de convocation des assemblées des Membres est d’au moins trente (30) jours de calendrier. Toutefois, l’assemblée annuelle peut, par règlement, fixer tout autre mode de convocation.
Article 14.2 L’avis de convocation d’une assemblée spéciale devra respecter un délai d’au moins quinze (15) jours et mentionner, en plus de la date, de l’heure et de l’endroit de l’assemblée, le ou les sujets qui y seront étudiés; seuls ce ou ces sujets pourront être étudiés.
Article 14.3 L’avis de convocation à une assemblée générale doit se faire par écrit, notamment par courrier électronique à la dernière adresse connue du Membre ou par la publication de l’avis sur le site internet de la FMQ ou par la publication de l’avis sur les réseaux sociaux.
Article 14.4 Une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les Membres sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d’une telle assemblée sans avis. La présence d’un Membre à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à ce Membre. L’omission accidentelle de cet avis ou la non-connaissance de cet avis par toute personne n’a pas pour effet de rendre nulles les résolutions adoptées à cette assemblée.
Article 15 ORDRE DU JOUR
Article 15.1 L’ordre du jour de l’assemblée annuelle doit contenir au minimum les sujets suivants :
a) L’acceptation des rapports (d’activités et financiers) et des procès verbaux de la dernière assemblée générale;
b) La nomination d’un vérificateur (s’il y a lieu);
c) La ratification des règlements (nouveaux ou modifiés) adoptés par le conseil d’administration depuis la dernière assemblée générale;
d) L’élection ou la réélection des administrateurs de la FMQ.
Article 15.2 L’ordre du jour de toute assemblée des Membres (annuelle, spéciale) doit minimalement porter sur les points mentionnés dans l’avis de convocation.
Article 16 QUORUM
Article 16.1 Les Membres présents à l’ouverture de l’assemblée qui proviennent d’un minimum de trois régions, telles que définies en annexe A, constituent le quorum pour toute assemblée des Membres.
Article 16.2 Aucune décision ne peut être prise à une assemblée à moins qu'il n'y ait quorum dans l'heure qui suit celle qui est fixée pour le début de l'assemblée. Si le quorum ne peut être atteint durant cette heure, l'assemblée est ajournée.
Article 16.3 Les administrateurs sont alors tenus de convoquer une deuxième assemblée dans les quinze (15) jours suivants au moyen d'un avis écrit de trois (3) jours francs avant la tenue de cette seconde assemblée. Les Membres présents ou représentés à cette assemblée y constituent le quorum. Le quorum constitué d’au moins le trois quarts (3/4) des membres présents doit être maintenu pour la durée de l’assemblée.
Article 17 AJOURNEMENT
Un Membre peut demander l'ajournement en l’absence de maintien du quorum pendant une assemblée. Lors de la reprise de l’assemblée ajournée, toute affaire qui aurait pu être transigée lors de l’assemblée au cours de laquelle l’ajournement fut voté peut être validement transigée. Les administrateurs sont tenus de convoquer une deuxième assemblée dans les délais prévus à l’article 16.3.
Article 18 PRÉSIDENT ET SECRÉTAIRE D’ASSEMBLÉE
De façon générale, le président ou tout autre officier de la FMQ préside l’assemblée annuelle et les assemblées spéciales. Toutefois, il est possible pour les Membres présents de désigner entre eux un président d’assemblée. Le secrétaire de la FMQ ou toute autre personne nommée à cette fin par le conseil d’administration ou élue par les Membres présents peut agir comme secrétaire des assemblées des membres.
Article 19 VOTE
Article 19.1 Les votes à l’assemblée des Membres sont exercés par les délégués (Délégué) dûment autorisés par leurs associations fédérées respectives. Les noms des Délégués doivent être communiqués à la FMQ avant le début de l’assemblée.
Article 19.2 un nombre de droits de vote Les Membres possèdent correspondant aux nombres d’Adhérents à leur association. Ces Adhérents doivent être inscrits au registre de la FMQ au moins 30 jours avant l’assemblée.
Article 19.3 Le vote par procuration n’est pas permis. À moins de stipulation contraire dans la loi ou les présents règlements, toutes les questions soumises à l’assemblée des Membres sont tranchées à la majorité simple (50 % + 1) des voix validement exprimées.
Article 19.4 Le vote se prend à main levée, à moins que trois (3) Délégués présents réclament le scrutin secret. Dans ce cas, le président d’assemblée nomme un ou deux scrutateurs qui distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et les remettent au président.
Article 19.5 Lorsque le président de l’assemblée déclare qu’une résolution a été adoptée à l’unanimité, par une majorité spécifiée ou rejetée, et qu’une entrée est faite à cet effet dans le procès-verbal de l’assemblée, il s’agit là d’une preuve suffisante de l’adoption ou du rejet de cette résolution sans qu’il soit nécessaire d’établir le nombre ou la proportion des voix exprimées.
Article 20 DROIT DE PAROLE
Seuls les administrateurs de la FMQ, les délégués et les Adhérents ont droit de parole. Les autres participants ont droit à une période de questions à la fin de l’assemblée.
IV - CONSEIL D’ADMINISTRATION
La composition du conseil d'administration, les modalités de nomination des administrateurs, les conditions de leurs charges ainsi que les règles relatives aux réunions du conseil d'administration sont fixées comme ci-après stipulé.
Article 21 NOMBRE D’ADMINISTRATEURS ET COMPOSITION DU CONSEIL
Article 21.1 Les affaires de la FMQ sont administrées par un conseil d’administration composé d’un nombre variable d’administrateurs (Administrateurs), qui ne peut cependant être moindre que 7 et pas plus de 15 membres.
Article 21.2 Les représentants (Représentants) des régions composent la majorité du conseil d’administration. Le nombre et le territoire des régions sont prévus à l’annexe A.
Article 21.3 Les officiers sont élus lors de l’assemblée générale selon les modalités prévues à ces règlements. Les officiers de la FMQ sont le président, le vice-président, le secrétaire, le trésorier, le responsable sécurité MotoPro FMQ, ainsi que tout autre administrateur dont le titre et les fonctions peuvent être déterminés par résolution du conseil d’administration.
Article 21.4 Les postes d’administrateurs non comblés peuvent demeurer vacants à condition de respecter le nombre minimum d’administrateurs.
Article 22 ÉLIGIBILITÉ ET COMPÉTENCES
Article 22.1 Tout Adhérent peut être élu au conseil d’administration. Les Administrateurs sortants de charge sont rééligibles.
Article 22.2 Ne sont pas éligibles à titre d’Administrateur les personnes qui possèdent un dossier criminel et toute personne trouvée coupable d’un acte criminel comportant fraude ou malhonnêteté.
Article 22.3 L’assemblée des Membres doit élire un conseil d’administration qui, collectivement, possède un éventail d’expériences et de compétences qui correspondent aux principales responsabilités du conseil d’administration.
Article 23 DÉBUT ET DURÉE DU MANDAT DES ADMINISTRATEURS
Article 23.1 À l’exception des vacances comblées en cours de terme, chaque Administrateur entre en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été délégué par sa région ou élu par l’assemblée.
Article 23.2 La durée du mandat des Administrateurs est de deux (2) ans.
Article 23.3 À chaque assemblée annuelle, environ la moitié des postes d’Administrateurs sont en élection. L’année d’élection des Administrateurs tient compte de la date de leur première élection en assemblée. Ainsi, un Administrateur ayant complété plus d’une année à la date de l’assemblée générale doit soumettre sa candidature s’il désire poursuivre son mandat.
Article 24 MISE EN CANDIDATURE POUR LES POSTES D’OFFICIERS
Article 24.1 Tout Membre intéressé à soumettre sa candidature pour une poste d’officier doit la soumettre par écrit au comité de mise en candidature de la FMQ au moins quinze (15) jours avant la date de l’assemblée générale annuelle. Le comité vérifie la validité, prépare la liste des candidats mis en candidature et la remet au président d’assemblée au début de l’assemblée.
Article 24.2 Toute candidature doit être appuyée soit par un (1) Membre ou par trois (3) Adhérents.
Article 24.3 L’assemblée nomme ou élit un président d’élection, un secrétaire d’élection et un ou plusieurs scrutateurs. Dans le cas où le nombre de candidats est inférieur au nombre d’officiers à élire, l’élection a lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus de candidats que d’officiers à élire, l’élection pourra se faire par scrutin secret.
Article 25 RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR
Article 25.1 Un Administrateur peut présenter par écrit, sa démission au conseil d’administration, soit au président ou au secrétaire de la FMQ, soit lors d’une assemblée du conseil d’administration.
Article 25.2 Le conseil d’administration peut forcer le retrait d’un Administrateur du conseil d’administration qui :
a) Décède, est malade, devient insolvable ou interdit;
b) Cesse de posséder les qualifications requises;
c) A manqué plus du tiers des réunions de la FMQ pendant une année civile;
d) Est destitué selon l’article 27 du présent règlement.
Article 26 VACANCES ET QUORUM
Article 26.1 Lorsqu’une vacance survient au sein du conseil d’administration, il est de la discrétion des Administrateurs demeurant en fonction de la combler en nommant au poste vacant une personne correspondant aux critères définis dans les règlements. Le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme non expiré de son prédécesseur. Dans l’intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu’un quorum subsiste.
Article 26.2 Si le quorum n’existe plus, par vacances ou désistements, un Administrateur, ou, à défaut, un Membre peut exceptionnellement convoquer une assemblée spéciale pour procéder aux élections.
Article 27 DESTITUTION
Article 27.1 Lors d’une assemblée, les Membres peuvent destituer un Administrateur. L’avis de convocation de l’assemblée doit mentionner qu’une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu’on lui reproche.
Article 27.2 L’Administrateur qui fait l’objet d’une proposition de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée dans le même délai que celui prévu pour la convocation de l’assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l’assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.
Article 27.3 Le conseil d’administration n’a pas le pouvoir de destituer l’un de ses Administrateurs, mais a le pouvoir de radier, d’expulser ou de suspendre un Membre en conformité aux articles 6 et 11, ou de retirer un Administrateur en vertu de l’article 25 du présent règlement.
Article 28 RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS
Article 28.1 À l’exception du président, les Administrateurs ne sont pas rémunérés pour la charge d’Administrateur, incluant la charge qu’entraîne les divers comités auxquels ils pourraient participer. Seules les dépenses autorisées pour la FMQ sont remboursables selon les politiques en vigueur. La rémunération du président est déterminée par le conseil d’administration.
Article 28.2 Il n’est cependant pas interdit que le conseil octroie des mandats ponctuels à un Administrateur en sa qualité d’expert. Ces mandats et la rémunération du président doivent être divulgués à l’assemblée annuelle dans le cadre du rapport d’activités.
Article 29 INDEMNISATION
Article 29.1 Tout Administrateur, dirigeant ou mandataire de la FMQ (ou ses héritiers et ayants droit) sera tenu, au besoin et à toute époque, à même les fonds de la FMQ, indemne et à couvert :
a) De tous frais, charges et dépenses quelconques que cet Administrateur supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l’égard ou en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice ou pour l’exécution de ses fonctions, et
b) De tous frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours ou à l’occasion des affaires de la FMQ ou relativement à ces affaires, excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire aux fins de l’acquittement de ces sommes.
Article 29.2 La FMQ souscrit une assurance responsabilité pour le bénéfice de ses Administrateurs dans le cadre de leur fonction d’Administrateur.
Article 30 CONFLITS D’INTÉRÊTS
Article 30.1 Aucun Administrateur ne peut confondre des biens de la FMQ avec les siens ni utiliser à son profit ou au profit d’un tiers des biens de la FMQ ou l’information qu’il obtient en raison de ses fonctions, à moins qu’il soit expressément et spécifiquement autorisé à le faire par le conseil d’administration de la FMQ.
Article 30.2 Chaque Administrateur doit éviter de se placer en situation de conflit entre son intérêt personnel et ses obligations d’Administrateur de la FMQ. Il doit dénoncer sans délai à la FMQ tout intérêt qu’il possède dans une entreprise ou une association susceptible de le placer en situation de conflit d’intérêts, ainsi que les droits qu’il peut faire valoir contre la FMQ en indiquant, le cas échéant, leur nature et leur valeur.
Article 30.3 Un Administrateur peut, même dans l’exercice de ses fonctions, acquérir, directement ou indirectement, des droits dans les actifs de la FMQ ou contracter avec elle, pour autant qu’il signale aussitôt ce fait à la FMQ, en indiquant la nature et la valeur des droits qu’il acquiert, et qu’il demande que ce fait soit consigné au procès-verbal des délibérations du conseil d’administration.
Article 30.4 L’Administrateur ainsi intéressé dans une acquisition de biens ou un contrat doit s’abstenir de délibérer et de voter sur la question. Cette règle ne s’applique pas, toutefois, aux questions concernant sa rémunération ou ses conditions de travail. À la demande du président ou de tout Administrateur, l’Administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d’administration délibère et vote sur l’acquisition ou le contrat en question.
Article 30.5 Ni la FMQ ni l’un de ses Membres ne pourront contester la validité d’une acquisition de biens ou d’un contrat impliquant, d’une part, la FMQ et, d’autre part, directement ou indirectement un Administrateur, pour le seul motif que l’Administrateur y est partie ou intéressé, du moment que cet Administrateur a procédé sans délai et correctement à la dénonciation mentionnée plus avant au présent règlement.
Article 31 MANDAT DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le conseil d’administration est élu pour administrer toutes les affaires courantes de la FMQ.
a) Il accomplit tous les actes nécessaires à la réalisation des buts que poursuit la FMQ conformément à la loi et aux règlements généraux, adopte de nouveaux règlements ou les modifie, s’il y a lieu, et adopte les résolutions qui s’imposent, pour réaliser les buts de la FMQ.
b) Sans déroger en aucune façon à ce qui précède, le conseil d’administration est expressément autorisé en tout temps à acheter, louer ou acquérir à quelque autre titre que ce soit, vendre, échanger, ou aliéner à quelque autre titre que ce soit, les biens mobiliers et immobiliers, réels, personnels ou mixtes, de même que tout droit ou intérêt s’y rapportant, pour le prix et suivant les termes et conditions qu’il estime justes.
c) Il prend les décisions concernant l’engagement des employés, les achats et les dépenses qu’il peut autoriser, les contrats et les obligations où il peut s’engager.
d) Il détermine les conditions d’admission des Membres en fonction des règlements généraux.
e) Il voit à ce que les règlements soient appliqués et les résolutions exécutées.
f) S’il le juge nécessaire, le conseil d’administration peut, par simple résolution, faire appel à des professionnels (ex. : comptable, notaire, architecte, avocat, ingénieur, technicien et tout autre spécialiste) pour l’aider à atteindre les buts de la FMQ.
Article 32 ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Article 32.1 Les Administrateurs se réunissent aussi souvent que nécessaire, mais au moins trois (3) fois par année.
Article 32.2 Le secrétaire ou tout autre personne mandatée par le secrétaire envoie ou donne les avis de convocation. Le président, en consultation avec les autres Administrateurs, fixe la date des assemblées. Si le président néglige ce devoir, la majorité des Administrateurs peuvent, sur demande écrite au secrétaire, ordonner la tenue d’une réunion du conseil et en fixer la date, l’heure et l’endroit ainsi qu’en établir l’ordre du jour. La date peut également être fixée à la fin d’une réunion du conseil d’administration; dans ce cas, le secrétaire n’est tenu d’aviser que les Administrateurs absents à cette dernière.
Article 32.3 Les réunions sont normalement tenues au siège social de la FMQ ou à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par visioconférence, par conférence téléphonique ou via toute autre plateforme électronique. Les participants sont alors réputés avoir assisté à la réunion.
Article 32.4 L’avis de convocation à une assemblée du conseil d’administration peut être écrit ou verbal. Cet avis peut aussi se donner par courrier électronique à la dernière adresse connue de l’Administrateur. Sauf exception, le délai de convocation est d’au moins sept (7) jours avant la réunion. Toute convocation verbale ou téléphonique doit être suivie d’une renonciation écrite. Si tous les Administrateurs du conseil sont réunis, ils peuvent, s’ils sont d’accord, décréter qu’il y a réunion officielle et alors l’avis de convocation n’est pas nécessaire,
Article 32.5 L’assemblée du conseil d’administration tenue immédiatement après l’assemblée annuelle des membres peut l'être sans avis de convocation. La présence d’un Administrateur à une assemblée couvre le défaut d’avis quant à cet Administrateur.
Article 32.6 Le quorum pour la tenue des assemblées du conseil d’administration est fixé à 50 % des Administrateurs plus un (1). Le quorum doit être maintenu pour toute la durée de l’assemblée.
Article 32.7 Les assemblées du conseil d’administration sont présidées par le président ou, à son défaut, par le vice-président. C’est le secrétaire qui agit comme secrétaire des assemblées. À leur défaut, les Administrateurs choisissent parmi eux un président et un secrétaire d’assemblée.
Article 32.8 Le président de l’assemblée veille au bon déroulement de celle-ci et, en général, conduit les procédures sous tous rapports. Il soumet au conseil d'administration les propositions sur lesquelles un vote doit être pris. L’ordre du jour de toute assemblée du conseil d’administration est présumé prévoir une période pendant laquelle les Administrateurs peuvent soumettre leurs propositions. À défaut par le président de l’assemblée de s’acquitter fidèlement de sa tâche, les Administrateurs peuvent à tout moment le remplacer par une autre personne.
Article 32.9 Chaque Administrateur a droit à une voix et toutes les questions doivent être décidées à la majorité simple. Le vote est pris à main levée, à moins que le président de l’assemblée ou un Administrateur demande le scrutin, auquel cas le vote est pris par scrutin. Si le vote est pris par scrutin, le secrétaire de l’assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Le vote par procuration n’est pas permis. S’il y a égalité des voix lors d’un vote, le président est autorisé à le reporter à une prochaine assemblée, s’il le juge à propos.
Article 32.10 Une résolution écrite, signée par tous les Administrateurs, est valide et a le même effet que si elle avait été adoptée à une assemblée du conseil d’administration dûment convoquée et tenue. Une telle résolution doit être insérée dans le registre des procès-verbaux de la FMQ, suivant sa date, au même titre qu’un procès-verbal régulier.
Article 32.11 Si tous les Administrateurs y consentent, ils peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer entre eux, notamment par téléphone, courrier électronique, téléconférence, conférence téléphonique ou via internet (clavardage). Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.
Article 32.12 Seuls les Administrateurs de la FMQ peuvent consulter les procès-verbaux des assemblées du conseil d’administration.
Article 32.13 Qu’il y ait quorum ou non, une assemblée du conseil d’administration peut être ajournée en tout temps par le président de l’assemblée ou par un vote majoritaire des Administrateurs présents, et cette assemblée peut être tenue comme ajournée sans qu’il soit nécessaire de la convoquer à nouveau.
Article 32.14 L’ordre du jour doit se limiter aux sujets mentionnés dans l’avis de convocation. Il doit être connu de tous les Administrateurs avant la tenue de l’assemblée.
V - OFFICIERS
Article 33 RÔLES DES OFFICIERS
Article 33.1 Les officiers ont tous les pouvoirs et les devoirs ordinairement inhérents à leur charge, sous réserve des dispositions de la loi ou des règlements, et ils ont en plus les pouvoirs et devoirs que le conseil d’administration leur délègue. Les pouvoirs des officiers peuvent être exercés par toute autre personne spécialement nommée par le conseil d’administration à cette fin, en cas d’incapacité d’agir de ces officiers.
Article 33.2 Une même personne peut cumuler plusieurs postes d’officiers. De même, un Représentant peut occuper un poste d’officier. Ainsi, tout Administrateur peut cumuler plusieurs fonctions.
Article 33.3 Le président préside de droit toutes les assemblées du conseil d’administration et celles des Membres, à moins dans ce dernier cas qu’un président d’assemblée soit nommé et exerce cette fonction. Le président fait partie d’office de tous les comités d’étude et des services de la FMQ. Il surveille, administre et dirige les activités de la FMQ, voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration. C’est lui qui signe généralement avec le secrétaire ou le trésorier tous les documents requérant une signature et remplit tous les devoirs qui peuvent, de temps à autre, lui être attribués par le conseil d’administration. Il est désigné pour s’occuper des relations publiques de la FMQ.
Article 33.6 Le vice-président remplace le président en son absence ou si celui-ci est empêché d’agir. Le vice-président remplaçant du président est nommé par le conseil d’administration. Il exerce alors toutes les prérogatives du président.
Article 33.7 Le secrétaire assiste aux assemblées des Membres et du conseil d’administration, et rédige tous les procès-verbaux. Il remplit toutes les fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde des archives, des livres des procès-verbaux, du sceau de la FMQ et de tous les autres registres corporatifs. Il est chargé d’envoyer les avis de convocation aux Administrateurs et aux Membres. Il signe les contrats et les documents pour les engagements de la FMQ avec le président, rédige les rapports requis par diverses lois et la correspondance de la FMQ. L’ensemble ou une partie des pouvoirs du secrétaire peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de la FMQ. Cependant, le secrétaire reste toujours responsable.
Article 33.8 Le trésorier a la charge et la garde des fonds de la FMQ et de ses livres de comptabilité. Il veille à l’administration financière. Il signe, avec le président, les chèques et autres effets de commerce et il effectue les dépôts. Tout chèque payable à la FMQ doit être déposé au compte de la FMQ. Le trésorier doit laisser examiner les livres et comptes de la FMQ par les Administrateurs. L’ensemble ou une partie des pouvoirs du trésorier peut être délégué par le conseil d’administration à un employé de la FMQ. Cependant, le trésorier reste toujours responsable.
Article 34 CONSEILS RÉGIONAUX
Article 34.1 L’assemblée générale, par suite d’une recommandation du conseil d’administration, détermine de temps à autre le nombre et la configuration des régions. Ces régions peuvent être ensuite administrées par des conseils régionaux, dont la gouvernance est indépendante de la FMQ.
Article 34.2 Selon les besoins, le nombre de régions peut varier entre trois (3) à dix-sept (17). Les régions sont déterminées en tenant compte du découpage des dix-sept (17) régions administratives du Québec et du nombre d’Adhérents dans chacune des régions. Les régions entérinées par l’assemblée sont présentées à l’annexe A.
Article 34.6 Le mandat des conseils régionaux est de :
a) procéder à la désignation des Représentants au conseil d’administration de la FMQ;
b) représenter les Adhérents de leur région respective auprès de la FMQ;
c) promouvoir la FMQ auprès des Membres et des autres organismes de leur région;
d) voir à la bonne marche et à la viabilité des associations de leur région;
e) susciter et aider à la formation d’associations de motocyclistes.
Article 35 AUTRES COMITÉS PERMANENTS ET COMITÉS PONCTUELS
Article 35.1 Le conseil d’administration forme divers comités permanents ou ponctuels, dont il déterminera le nombre de participants et les mandats spécifiques. Chacun de ces comités est présidé par un Administrateur de la FMQ. Article
35.2 L’élection des participants de ces comités peut se faire en tout temps lors d’un conseil d’administration. Les participants de ces comités démissionnent à l’assemblée annuelle des Membres, mais ils sont rééligibles. Le conseil peut procéder à leur réélection à la réunion du conseil qui suit l’assemblée annuelle.
Article 35.3 Les comités ponctuels sont dissous aussitôt leurs mandats accomplis. Le conseil d’administration n’est pas tenu de donner suite aux recommandations des comités ponctuels, mais il doit permettre à tous les Membres de prendre connaissance du rapport qu’il a commandé.
VII - DISPOSITIONS FINANCIÈRES
Article 36 EXERCICE FINANCIER L’exercice financier de la FMQ se termine 31 décembre de chaque année ou à toute autre date fixée par résolution du conseil d’administration.
Article 37 VÉRIFICATEUR
Article 37.1 Les états financiers peuvent être vérifiés chaque année par un ou des vérificateurs nommés à cette fin lors de l’assemblée annuelle. S’il y a lieu, la rémunération de cette ou de ces personnes est fixée par le conseil d’administration. Aucun Administrateur de la FMQ ni aucune personne qui est leur associée ne peut être nommé vérificateur.
Article 37. 2 Les livres comptables de la FMQ sont gardés à jour durant tout l’exercice et soumis à une vérification le plus tôt possible à la fin de chaque exercice financier. Ces livres peuvent être consultés sur place par le comité de vérification de la FMQ à chaque fin de trimestre, sur rendez-vous avec le trésorier.
Article 38 EFFETS BANCAIRES
Article 38.1 Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérant la signature de la FMQ sont signés par le président ou le vice-président conjointement avec le secrétaire ou le trésorier, deux signatures étant nécessaires. Toutefois, le conseil d’administration peut désigner, par résolution, tout autre Administrateur pour exercer cette fonction.
Article 38.2 Tout Administrateur signataire n’occupant plus cette fonction n’aura plus le droit de signature. Après chaque élection du conseil d’administration, la liste des signataires est mise à jour.
Article 38.3 Tout chèque payable à la FMQ devra être déposé au crédit de la FMQ auprès de la ou des banques, caisses populaires ou compagnies de fiducie que le conseil d’administration désignera par résolution au secrétaire ou au trésorier.
VIII - AUTRES DISPOSITIONS
Article 39 DÉCLARATIONS EN COUR
Un Administrateur ou personne à cet effet déléguée par le conseil d’administration, sont autorisés et habilités à:
a) répondre à tous brefs, ordonnances et interrogatoires sur faits et articles émis par toute cour;
b) répondre au nom de la FMQ à toute saisie-arrêt et à déclarer au nom de la FMQ sur toute saisie-arrêt dans laquelle la FMQ est tierce saisie;
c) faire tout affidavit ou déclaration assermentée en relation avec telle saisie-arrêt ou en relation avec toute procédure à laquelle la FMQ est partie;
d) effectuer des demandes de cessions de biens ou des requêtes pour ordonnances de liquidation ou de séquestre contre tout débiteur de la FMQ;
e) être présent et à voter à toute assemblée de créanciers des débiteurs de la FMQ et à accorder des procurations relatives à ces procédures.
Article 40 DÉCLARATIONS AU REGISTRE
Article 40.1 Les déclarations devant être produites au Registraire des entreprises du Québec selon la Loi sur la publicité légale des entreprises individuelles, des sociétés et des personnes morales sont signées par le président, tout autre Administrateur de la FMQ ou toute autre personne autorisée à cette fin par résolution du conseil d’administration.
Article 40.2 Tout Administrateur ayant cessé d’occuper ce poste par suite de son retrait, de sa démission, de sa destitution ou autrement reçoit une preuve que la FMQ a produit une déclaration modificative à l’effet qu’il a cessé d’être Administrateur, et ce, à compter de 30 jours après la date où cette cessation est survenue.
Article 41 MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
Article 41. 1 Le conseil d’administration a le pouvoir d’abroger ou de modifier toute disposition du présent règlement, qui sera en vigueur dès son adoption jusqu’à la prochaine assemblée annuelle.
Article 41.2 Conformément aux dispositions de la Loi sur les compagnies, toute abrogation ou modification doit, par la suite, être ratifiée par les deux tiers (2/3) des Membres présents, ayant droit de vote, lors de l’assemblée générale annuelle, à moins que dans l’intervalle elle soit ratifiée lors d’une assemblée spéciale des Membres convoquée à cette fin.
Article 41.3 Le texte de toute modification aux lettres patentes ou aux règlements de la FMQ doit être expédié avec l'avis de convocation de l'assemblée au cours de laquelle il sera soumis aux Membres pour ratification.
Article 41.4 Si l’abrogation ou la modification aux règlements généraux est rejetée ou n’est pas ratifiée lors de ladite assemblée, elle cessera, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.
Article 42 DISSOLUTION ET LIQUIDATION
Article 42.1 La dissolution de la FMQ doit être approuvée et adoptée par les trois quart (3/4) des Membres votants lors d’une assemblée spéciale convoquée à cette fin. Lors de cette assemblée, les Membres auront à définir les modalités de dissolution et de liquidation des biens de la FMQ en respect du présent article, de la troisième loi sur les compagnies et des obligations à remplir auprès du Registraire des entreprises, ceci, après paiement des dettes.
Article 42.2 En cas de dissolution ou de liquidation, les biens et les fonds de la FMQ seront dévolus, après la décision des Membres prise en assemblée spéciale, soit à un organisme ayant la même mission ou à plusieurs organismes exerçant une activité analogue au Québec.
Article 43 RÈGLES DE PROCÉDURE
Sous réserve de l’acte constitutif et des règlements de la FMQ, le conseil d’administration peut adopter tout règlement pour régir la procédure de toute assemblée du conseil d’administration. En l’absence de règles de procédure sur un point donné, le code de procédure applicable est celui du Code Morin de procédure des assemblées délibérantes.
Adopté ce 15e jour du mois d’avril, 2023.
Ratifié ce 16e jour du mois d’avril, 2023.
Sylvain Bergeron, Président
Chantal Gagnon,Secrétaire-trésorière
Annexe A – LES RÉGIONS
